Les Archives nationales à l’heure du numérique

La séance dédiée à la numérisation des fonds d’archives (voir également le billet consacré à la numérisation des archives personnelles du philosophe J.-T. Desanti) fut l’occasion pour Denise Ogilvie, conservateur en chef aux Archives nationales, de présenter les principales questions que soulève l’organisation d’une campagne de numérisation des collections d’une grande institution culturelle française.

«Le seul moyen de la longue durée d’une cité florissante, sont les archives (…) lesquelles tiennent les citoyens advertis de tout ce qui a passé ».

Guillaume Paradin, Mémoires de l’histoire de Lyon, 1573.

 Les Archives nationales – contexte

Les Archives nationales, institution démocratique par essence, voient le jour pendant la Révolution française. Il s’agit en effet d’instituer une administration spécifique dont la triple vocation est d’assurer la conservation des documents produits par les nouvelles administrations, de regrouper les fonds des administrations de l’Ancien Régime, enfin de prendre en charge les archives saisies comme biens nationaux (Eglise, Noblesse, etc.). Garantes de la mémoire du pays, les Archives nationales conservent ainsi l’ensemble des documents officiels produits par les régimes politiques des quatorze derniers siècles (les plus anciennes pièces conservées datent du 7^e s.), auxquels s’ajoutent des archives privées ainsi que les minutes des notaires parisiens.

Par ailleurs, la loi du 7 messidor An II (1794), fait de la publicité et de la communication des archives de l’Etat, des principes garants du régime démocratique.

Enfin, l’appellation « archives » désigne, depuis la loi du 3 janvier 1979 « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » Les administrations centrales de l’État sont ainsi tenues par la loi de verser aux Archives nationales leurs documents lorsqu’ils ne sont plus d’un usage courant et que leur intérêt juridique ou scientifique justifie leur conservation.

Naturellement, quiconque (particulier, chercheur, étudiant) peut consulter les archives publiques, soit des centaines de kilomètres linéaires d’archives de toute nature, parchemin ou papier, mais aussi enregistrements sonores, fichiers numériques. Cette libre mise à disposition suppose, en amont, un processus mis en œuvre par les Archives nationales elles-mêmes – c’est là leur cœur de métier – de collecte, conservation, communication et valorisation des pièces qui leur sont versées. À cette fin de transmission, les fonds sont classés et inventoriés dans des instruments de recherche qui permettent la consultation par le public.

Conserver, communiquer, numériser.

La vocation première d’un service d’archives étant la conservation de documents originaux, des processus de sauvegarde de l’information par transfert de support sont mis en place, de façon à limiter autant que possible la manipulation des pièces les plus fragiles – une manière d’en retarder l’inéluctable dégradation. Ce sont par conséquent ces copies de substitution (photocopie, photographie, microfilm, fichier numérique) qui de préférence sont communiquées au public, lequel peut les manipuler sans danger pour la préservation des fonds.

On comprend ainsi combien les opérations de numérisation, au même titre que toutes les procédures de copie d’originaux, sont au cœur de l’activité des services d’archives puisqu’elles seules garantissent la double obligation de conserver et de communiquer. Jusque-là, rien de vraiment nouveau : les photocopies ou photographies d’archives aussi bien que les microfilms remplissaient cette double mission. Mais la numérisation va plus loin.

En effet, le développement de la numérisation répond aussi bien à la nécessité de mettre en valeur les fonds archivistiques qu’à la demande du public. Au-delà de la communication des archives en salle de lecture, la numérisation des fonds permet aux Archives nationales d’accroître sensiblement les possibilités de consultation et donc de fréquentation de leurs collections en favorisant l’accès distant aux ressources en ligne. Ainsi, grâce aux plans de numérisation, un nombre croissant d’instruments de recherche donnent accès aux reproductions des documents d’archives eux-mêmes, et constituent ainsi la première étape vers une “salle de lecture virtuelle” – même si l’objectif d’une numérisation totale des fonds est encore très largement utopique.

Mais la réflexion sur la numérisation ne se limite pas au changement de matérialité des documents. En effet, la chaîne de traitement archivistique a été repensée, à la faveur du projet de construction d’un troisième site des Archives nationales, situé à Pierrefitte-sur-Seine. La création d’un système d’information archivistique est en route, lequel permettra, depuis un outil unique, aussi bien la gestion archivistique, que la production documentaire, la mise en ligne de ressources et la recherche distante et en salle. Il sera le garant de la cohérence des pratiques archivistiques et offrira à ses usagers un environnement complet et intégré.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, le système d’information archivistique (SIA) accroîtra ainsi de manière significative les capacités de diffusion des ressources en ligne des Archives nationales, tout en renouvelant les possibilités d’interrogation et d’accès à ses ressources. Partie intégrante du projet de développement du SIA, une salle des inventaires virtuelle (SIV) permettra de consulter, à distance ou localement dans les différentes salles de lecture, l’ensemble des instruments de recherche disponibles. Elle sera progressivement enrichie des inventaires rédigés directement dans l’outil documentaire du SIA.

Enfin, un autre projet est associé celui de la dématérialisation : la plate-forme d’archivage électronique PIL@E qui mettre en œuvre les fonctionnalités principales d’un système électronique et inscrit dans ses objectifs l’implantation du standard d’échange de données.

http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/pierrefitte/chantier-sia.html

De l’archive papier à l’archive numérique il n’y a qu’n pas.

 Les Archives nationales, qui souffraient en la matière d’un important déficit par rapport à d’autres institutions patrimoniales telles que la BNF ou l’INA, se sont donc engagées dans un vaste projet numérique de restructuration de leur système d’information, de nature à développer encore et toujours l’accès aux archives.

Ceci dit, le passage au tout numérique ne se fait ni du jour au lendemain ni sans poser quelques questions.

Celle de la représentation tout d’abord. En effet, si l’on considère que numériser, c’est construire une représentation d’un objet qui soit manipulable par ordinateur, les caractéristiques de l’objet numérique qu’il faut modéliser ne vont pas de soi. En particulier lorsqu’il s’agit de fonds d’archives. En effet, les dossiers versés aux Archives comportent une hétérogénéité de pièces, disposées dans un ordre qu’il est parfois difficile à cerner. Les archivistes, qui connaissent bien souvent assez peu les modalités de production de ces fonds, sont chargés de les folioter, c’est-à-dire de réorganiser les pièces de chaque dossier, de façon à en respecter l’ordre logique et thématique.

La numérisation d’un fonds d’archives doit donc tenir compte aussi bien des caractéristiques propres à la pièce elle-même (selon qu’il s’agit d’un courrier, d’une pétition, d’un plan, etc.), que de sa place dans un dossier, qu’il faut lui-même pouvoir envisager par rapport à la boîte cotée qui le contient. Il en est en effet nécessaire que le modèle numérique respecte le principe de fonds, souverain en archivistique, de manière à assurer la continuité entre les documents physiques et les ressources numériques.

Techniquement, la numérisation s’effectue selon les standards de la TEI et respecte plus précisément les schémas de l’Encoded archival description (EAD) et de l’Encoded archival context (EAC).

Outre la question du modèle de représentation, se pose également celle de la conservation et du stockage du produit des campagnes successives de numérisation. L’information des fonds nécessite en effet d’avoir recours à des solutions de stockage adaptées à la nature même de leur nouvelle matérialité. De la même façon, on ne conserve pas un parchemin comme on conserve des giga-octets de données. Pour autant, on ne quitte pas, dans le principe, le cœur de métier des archivistes. On en renouvèle simplement les problématiques.

Enfin, pas d’opérations de numérisation sans financement.

Comme tous les services publics, les Archives nationales sont naturellement confrontées aux problématiques budgétaires, qu’il s’agisse des moyens financiers nécessaires à l’activité normale ou des ressources pour supporter des projets d’envergure. À ce dernier titre, les Archives nationales montent des équipes pluridisciplinaires (associant archivistes et chercheurs) pour répondre aux appels à projet de l’Agence nationale de la Recherche, du département de la Recherche, de l’Enseignement supérieur et de la Technologie du Ministère de la Culture et de la Communication, ainsi qu’aux initiatives de la Direction générale des patrimoines et du Service interministériel des Archives de France. Les Archives bénéficient également des incitations politiques nationales (Grand Emprunt) et européennes.

Guillaume Rouvière & Mélissa Hernandez

Mélissa Hernandez

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